浅议外包打印的实施

 

打印外包(Outsourcing)是近几年迅速发展的一种新的经营策略。即企业把打印业务承包给外部专业机构。其实质是企业重新定位,重新配置企业的各种资源,将资源集中于最能反映企业相对优势的领域,塑造和发挥企业自己独特的、难以被其他企业模仿或替代的核心业务,构筑自己竞争优势,获得使企业持续发展的能力。外包打印因为促进企业集中有限的资源和能力,专注于自身核心业务,创建和保持长期竞争优势,并能达到降低成本,保证质量的目的,所以在市场经济竞争中日益受到企业瞩目。在我国,近五年以来,打印外包逐渐为各个行业所重视和采用,那么不同行业的不同的公司如何实施外包打印呢?下面将从企业的角度出发,探讨外包打印的实施问题。

 

一、 选择外包打印模式

    企业应根据自身数据量大小,以及对于数据传送的要求和成本因素考量综合多种因素,选择适合自身的外包打印模式。

    外包打印根据打印地点的不同,分为场内外包和场外外包。场内外包指本企业的业务规模,操作需求将外包打印中心设置在本企业内,为外包打印公司提供场地、水电等办公室设施,外包公司在本企业内部设置打印中心,完成打印各个工序,并邮寄给企业客户。此模式下,企业便于监控打印的过程,便于更改打印要求,但是由于此时企业独享此中心所有设备,因此打印量较小时,打印的费用相对较高。场外外包指企业将数据通过网络传送至外包公司自身的打印中心,由外包公司接受数据进行打印,并将成品邮寄给客户。此模式下,企业和外包公司是完全的外包关系,企业不必为外包公司提供任何设施,投资少,见效快,尤其适用于打印量较小的企业,但是相对场内外包而言,此模式由打印外包公司独立完成质检,并且在打印过程中保证数据安全,因此对于外包打印公司的要求较高,应选择资质较高,管理严格的外包打印公司。

 

二、外包打印实施的控制

    当企业选择了外包打印的模式,并根据自身要求选择外包打印服务商,签订正式的外包打印合同, 在签订合同时应注意:服务商承诺的打印设备、管理程序、打印能力、投递时效以及双方的权责。根据合同规定,与服务商确定在软件、硬件以及人员管理和财务计算的接口,并派专人负责与外包服务商相关业务的沟通。场内外包打印需要畅通的内部网络,良好的通风环境,以及必要的保温除湿设备;场外外包打印需要保证大容量的外部网络,并有专人负责数据的发送和修改错误额数据。当设备、数据、人员到位进行正式打印后,应检查外包服务商承诺的打印设备、管理程序、打印能力以及投递时效是否符合要求,对场外外包打印项目,定期抽检打印成品,定期核算企业本身提供的物料的耗用情况,并对生产过程中的出现的问题及时与外包打印服务商沟通解决。

 

三.外包打印实施后的评估

    当外包打印完全实施后,对实施后的评估十分必要。评估主要体现在:实施费用的多少;实施周期的长短;实施人员是否尽责;实施的效果与预想是否有差距;如果有差距,造成差距的原因是什么等等。通过对外包打印实施的评估,企业可以掌握外包打印的状况,并根据了解的情况,要求外包打印服务商对服务做出改进,从而改善企业自身的管理。

    综上所述,外包打印实施根据不同企业的特点实施的过程也不尽相同,因此最关键的是选择合适的外包打印服务商。百星电子外包打印拥有年打印6,000万印的丰富经验,并为全国几十家保险集团,银行,移动,邮政,政府等提供外包打印服务和个性化的外包打印方案,在新增外包打印业务中市场份额超过45%。并通过ISO9002系统认证,管理规范和管理制度在全行业处于领跑地位,打印中心广阔分布在全国15个地方,可以满足无论在场内或是场外外包打印的要求。尤其在2007年5月为某外资保险公司进行的外包打印实施中,凭借百星公司雄厚的外包实力和优异的品质保证,短短2个月的时间在北京、沈阳、重庆、广州和深圳顺利完成了从合同洽谈到正式打印的全过程,在外包打印业树立了良好的口碑。如果您的企业也计划将自身打印业务外包,腾出手脚全力以赴自己的核心业务,百星公司将会是一个成熟企业的首选。

 

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