库房改革规范化

公司从2008年第三季度开始推行“企业资源管理系统”(以下简称系统),力求提升企业资源有效合理利用,库房管理列入该系统范围,库房改革也随之启动。 

2009年初系统上线,经过初期的测试、调整完善至2009年3月,库房管理工作正式使用该系统。 

2009年10月成立了昆山物流中心,实行统筹批量备货,更趋于合理的调配库存,形成了以昆山仓为主,北京仓和广州仓为附助的仓库布局。 

库房管理是提高工作效率,降低生产成本的重要环节,保证供货和服务质量的重要工作。我们将库管管理的重点放在以下四点: 

一、保证库存充足和稳定

 核算安全库存量,每月定时补充耗材库存;备件部分备货。 

二、加强库房物品的监管

 保证物品数量正确:坚持盘点制度,做到每月一盘点,基本实现了帐物相符。 

加强对物品质量的监管:库存物品,在进库之前,必须进行检查,保证名称、规格与质量一致。对于出现问题的物料,要及时退回,通知厂商退换。 

三、 强化服务意识,保证出货的及时性

提高库管的思想意识,认识到“库房对一线的服务质量直接关系到对用户的服务质量,把服务好客户作为目标”。并将这种认识主动贯穿于日常工作当中,做到出货的及时。 

每月考核库管的 “按时出货效率”(见附件1)并制订了相关奖惩制度,将保证出货列为库管的工作重点。 

附件1:按期交货率核算基准

品牌 分类 出货(百星有货) 采购(供应商有货 采购(供应商缺货)
OCE 单页纸备件 2工作日 5工作日 10工作日
单页纸耗材 2工作日 5工作日 10工作日
连续纸备件 2工作日 10工作日 20工作日
连续纸耗材 2工作日 30工作日 40工作日
PSI 备件 2工作日 10工作日 -
耗材 2工作日 40工作日 -

* 客户另行商定交货期的除外 

 

四、加强学习,掌握各项工作流程,不断熟悉本职工作要求库管熟练掌握库房管理的各项工作的操作流程,使每一项工作,都能按照制定的规章制度进行。 保证出货是库管的工作重点,下面将出货的完整流程详细介绍如下:

 

1.用户向客服800订购→2.客服800填写系统销售订单→3.库管备货,完成系统交货单并出货→4.客户收货验收后将体现货物状况的“收货清单”传真反馈至公司总部

 

具体执行说明: 

1)接受订单 

申请人(包括工程师和800)填写B1《销售订单》(见附件2),经客服总监核准生成正式《销售订单》。《销售订单》包含正确的物料编号和数量,出货地和希望交货时间,和准确的收货人信息。正式《销售订单》自动通知出货地库管。 

 

1)检查库存

  A)若有库存,安排发货;

  B)若无库存,在B1中发缺货消息通知物流主任,物流主任发采购消息通知采购执行采购流程,并同时将消息通知申请人; 

 

2)交货作业调度

   A)库管接到《销售订单》,紧急订单应立即处理(并将处理方案通知相关人同);普通订单在2日内完成出货。 

  B)交货时间尽量配合申请人的要求,如无法满足,应在第一时间告知申请人,并预估可能交货的时间。 

 

3)交货作业过程 

   A)备货:库管将要出货物取出,逐一扫描条码后,放在打包区;在系统中将《销售订单》按照实际出货数量填写《交货单》,并填写详细运输信息,包括承运公司、查询电话、运单号;定期追踪发货的到达时间,并将签收时间补充进交货单相应栏位。 

  B)将与《交货单》对应的《收货清单》(附件3)打印,与实际出货核对无误后,加盖库管专用章与货物一起打包,每笔出货物必须附带《收货清单》供客户收货清点及确认。

   C) 打包要求包装坚固,货物防潮、防重压。在外包装上贴有 “小心轻放”“向上”“严禁重压”等提醒在运输中注意搬运安全的标签并将“收货清单”固定在外包装的显要位置,便于客户收货时核对验货。 

  D) 更新当日“出货详细记录”于每天下午15:00前邮件通知相关人员,以便于向保险公司投保。 

 

5)紧急出货作业 

  A)申请人由于特殊原因不能填写系统《销售订单》的,以邮件方式通知出货地库管、物流主任、客服总监。 

  B)出货地库管收到邮件并与相关领导确认后,尽快安排发货,并在申请人补填《销售订单》后当日完成B1系统交货。 

  C)库管每周将未签核的紧急《销售订单》汇总提报物流主任和客服总监,追踪申请人尽速完成签核。超过三笔,可申请暂停执行紧急出货程序。 

库房管理经过一系列规范化改革,工作效率得到提高,库房管理人员更加认真负责、忠于职守,严格执行工作规范,为公司一线部门和客户做好服务,使客户使用满意度得到日益提高。

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